کمپنی کے وسیع لنکس کو محدود کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ لسٹ فارموں کا انتظام کرنا

شیئرپوائنٹ لسٹ فارموں تک محفوظ رسائی کو یقینی بنانا

شیئرپوائنٹ سائٹ کا انتظام کرتے وقت ، سیکیورٹی اولین ترجیح ہے۔ اعداد و شمار کے تحفظ کے لئے کمپنی بھر کے لنکس کو کون بانٹ سکتا ہے اور ان تک رسائی حاصل کرسکتا ہے۔ تاہم ، ان لنکس پر پابندی لگانے سے بعض اوقات غیر اعلانیہ نتائج برآمد ہوسکتے ہیں۔ 🚀

ایسا ہی ایک مسئلہ اس وقت ہوتا ہے جب پاور شیل کے ذریعہ کمپنی بھر میں شیئرنگ لنکس کو غیر فعال کرتے ہیں۔ اگرچہ یہ ناپسندیدہ رسائی کو روکتا ہے ، لیکن یہ شیئرپوائنٹ لسٹ فارم جیسے ضروری خصوصیات پر بھی اثر ڈال سکتا ہے۔ یہ فارم ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لئے بہت ضروری ہیں ، جس سے ملازمین کو فہرست تک براہ راست رسائی کے بغیر معلومات پیش کرنے کی اجازت ملتی ہے۔

تصور کریں کہ ایک HR ٹیم شیئرپوائنٹ فارم کے ذریعے ملازمین کی رائے جمع کرتی ہے۔ مقصد یہ ہے کہ بنیادی فہرست کو بے نقاب کیے بغیر تنظیمی سطح پر ردعمل کی اجازت دی جائے۔ بدقسمتی سے ، کمپنی کے وسیع لنکس پر عالمی پابندی اس کو روک سکتی ہے ، جس کی وجہ سے الجھن اور ورک فلو میں خلل پیدا ہوتا ہے۔ 🛑

تو ، ہم کس طرح سیکیورٹی کو برقرار رکھ سکتے ہیں جبکہ یہ یقینی بناتے ہوئے کہ "جواب دے سکتے ہیں" لنکس فعال رہیں؟ یہ چیلنج جوابی لنکس کو قابل رسائی رکھتے ہوئے "ترمیم/دیکھیں" لنکس کو منتخب طور پر غیر فعال کرنے میں مضمر ہے۔ اس مضمون میں شیئرپوائنٹ میں سلامتی اور استعمال کے مابین صحیح توازن برقرار رکھنے کے لئے عملی حل کی کھوج کی گئی ہے۔

محفوظ اور فعال شیئرپوائنٹ فارموں کو یقینی بنانا

انتظام کرنا a شیئرپوائنٹ ماحول کو استعمال کے ساتھ سیکیورٹی میں توازن کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس سے قبل فراہم کردہ پاور شیل اسکرپٹ کمپنی بھر میں شیئرنگ کو غیر فعال کرکے اس عمل میں ایک اہم کردار ادا کرتا ہے جبکہ فارم کے ردعمل کو قابل رسائی رہنے کی اجازت دیتا ہے۔ پہلی کلیدی کمانڈ ، سیٹ اسپوسائٹ -ڈیس ایبلکمپنی وڈ شیئرنگ لنکس، وسیع لنک شیئرنگ کو روکتا ہے ، حساس اعداد و شمار کو یقینی بنانا محفوظ رہتا ہے۔ تاہم ، یہ ترتیب نادانستہ طور پر فارم جمع کرانے کے لنکس پر پابندی عائد کرتی ہے ، جو صارفین کے لئے ضروری ہیں کہ وہ مکمل فہرست تک رسائی کے بغیر ڈیٹا کو ان پٹ کریں۔ اس کا مقابلہ کرنے کے لئے ، اسکرپٹ میں ترمیم کی مراعات دیئے بغیر بیرونی صارف کے ردعمل کی اجازت دینے کی صلاحیتوں کو بانٹنے کی صلاحیتوں کی تشکیل نو کی گئی ہے۔ 📌

جاوا اسکرپٹ حل شیئرپوائنٹ ریسٹ API کو شیئرنگ کی ترتیبات کو متحرک طور پر تبدیل کرنے کے لئے استعمال کرتا ہے۔ یہ نقطہ نظر خاص طور پر مفید ہے جب متعدد سائٹوں کا انتظام کرتے ہو یا براہ راست پاور شیل تک رسائی کے بغیر لنک اجازتوں کو خود کار طریقے سے حاصل کرتے ہو۔ نشانہ بنا کر sp.web.shareobject API ، اسکرپٹ سائٹ کی حفاظت کو برقرار رکھتے ہوئے جمع کرانے کے لنکس بنانے کے لئے محدود نظریہ اجازتیں تفویض کرتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ملازمین کے سروے کے لئے شیئرپوائنٹ کا استعمال کرنے والا ایک HR محکمہ اس بات کو یقینی بنا سکتا ہے کہ عملے کے تمام ممبران بنیادی اعداد و شمار کو بے نقاب کیے بغیر فارموں کا جواب دے سکتے ہیں۔ یہ طریقہ سیکیورٹی کی تعمیل کو برقرار رکھتے ہوئے ورک فلو مینجمنٹ کو ہموار کرتا ہے۔ 🔒

مزید برآں ، پاور آٹومیٹ اجازت نامے کے انتظام کے لئے نو کوڈ متبادل فراہم کرتا ہے۔ آٹومیشن فلو جب بھی کوئی نیا فارم تشکیل دیا جاتا ہے تو شیئرپوائنٹ کے لئے HTTP کی درخواست کو متحرک کرتا ہے ، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ردعمل کے لنکس تنظیم بھر میں دستیاب رہیں۔ اس حل سے غیر تکنیکی منتظمین کو فائدہ ہوتا ہے جنھیں پیچیدہ اسکرپٹ پر عمل درآمد کے بغیر رسائی کنٹرول برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ذرا تصور کریں کہ آئی ٹی سپورٹ ٹیم کو متعدد فہرستوں میں اجازتوں کو معیاری بنانے کے لئے پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتے ہوئے - یہ غلط کنفیگرڈ لنکس کے خطرے کو ختم کرتا ہے اور مستقل حفاظتی پالیسیوں کو یقینی بناتا ہے۔

آخر کار ، یہ حل شیئرپوائنٹ سیکیورٹی اور استعمال کے ل a لچکدار نقطہ نظر فراہم کرتے ہیں۔ پاور شیل ، ریسٹ API ، اور آٹومیشن ٹولز کا فائدہ اٹھا کر ، تنظیمیں اپنی انوکھی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے شیئرنگ کی ترتیبات کو ٹھیک کر سکتی ہیں۔ چاہے براہ راست اسکرپٹنگ ، خودکار ورک فلوز ، یا API کالز کے ذریعے ، اس کے درمیان توازن برقرار رکھیں ڈیٹا سے تحفظ اور رسائ ضروری ہے۔ اہم راستہ یہ ہے کہ تنظیموں کو اپنی مخصوص ضروریات کا اندازہ کرنا چاہئے اور اس طریقہ کار کا انتخاب کرنا چاہئے جو ان کے آپریشنل ڈھانچے اور سیکیورٹی پالیسیوں کے ساتھ بہترین صف بندی کرے۔

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

سیکیورٹی کو بڑھاتے ہوئے شیئرپوائنٹ فارم کو بہتر بنانا

انتظام کرنے کا ایک اور اہم پہلو شیئرپوائنٹ کی فہرستیں اور فارم اس بات کو یقینی بنارہے ہیں کہ سیکیورٹی کی پالیسیاں نافذ کرتے ہوئے صارف کا تجربہ ہموار رہے۔ بہت ساری تنظیمیں ڈیٹا اکٹھا کرنے کے فارموں پر انحصار کرتی ہیں ، چاہے HR مقاصد ، صارفین کی رائے ، یا پروجیکٹ مینجمنٹ کے لئے۔ چیلنج اس وقت پیدا ہوتا ہے جب ایڈمنسٹریٹر نادانستہ طور پر حساس فہرست کے اعداد و شمار کو محفوظ بنانے کی کوشش کرتے ہوئے رسپانس لنکس تک رسائی پر پابندی لگاتے ہیں۔ کلیدی انتخابی اجازت نامے کے انتظام کو نافذ کرنا ہے جو ترمیم/دیکھنے اور جوابات پیش کرنے میں فرق کرتا ہے۔ 📌

ایک کم استعمال شدہ نقطہ نظر فائدہ اٹھا رہا ہے مائیکروسافٹ گراف API شیئرپوائنٹ کی آبائی اشتراک کی ترتیبات کے ساتھ ساتھ۔ API کی سطح پر اجازت کی تفویض کو خود کار طریقے سے ، منتظمین متحرک طور پر قابو پاسکتے ہیں کہ بنیادی فہرست تک غیر ضروری رسائی کو روکنے کے دوران کون فارموں کا جواب دے سکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ایک فنانس ٹیم جو شیئرپوائنٹ فارم کے ذریعہ بجٹ کی درخواستیں جمع کرتی ہے اس سے یہ یقینی بن سکتا ہے کہ ملازمین اپنی درخواستیں پیش کرسکتے ہیں لیکن جمع کروائے گئے اندراجات تک رسائی یا اس میں ترمیم نہیں کرسکتے ہیں۔ یہ ہدف شدہ اجازت کنٹرول فعالیت کو برقرار رکھتے ہوئے سیکیورٹی کے خطرات کو کم کرتا ہے۔

ایک اور بہترین مشق Azure AD کے ذریعہ مشروط رسائی کی پالیسیوں کو مربوط کرنا ہے۔ صارف کے کردار ، آلہ کی حفاظت ، یا آئی پی پابندیوں پر مبنی رسائی کے قواعد کی وضاحت کرکے ، تنظیمیں اس بات کو یقینی بنا سکتی ہیں کہ صرف مجاز ملازمین ہی شیئرپوائنٹ فارموں کے ساتھ بات چیت کرسکیں۔ یہ طریقہ غیر مجاز صارفین کو مشترکہ لنکس کے استحصال سے روکتا ہے جبکہ تصدیق شدہ ملازمین کو ڈیٹا میں حصہ لینے کی اجازت دیتا ہے۔ ایک اچھی طرح سے تشکیل شدہ سیکیورٹی اور شیئرنگ کی حکمت عملی کمپنیوں کو اس قابل بناتی ہے کہ وہ خطرات کو کم کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ کے فوائد کو زیادہ سے زیادہ کرسکیں۔ 🔒