ایکسل میں ای میل لنکس کے لیے XLOOKUP کا استعمال کیسے کریں۔

ایکسل XLOOKUP کے ساتھ خودکار ای میل لنکس

اس گائیڈ میں، ہم دریافت کریں گے کہ Outlook ای میل کے باڈی میں متحرک طور پر روابط داخل کرنے کے لیے Excel کے XLOOKUP فنکشن کو کیسے استعمال کیا جائے۔ یہ طریقہ خاص طور پر مختلف لوگوں کی جانب سے ذاتی نوعیت کی ای میلز بھیجنے کے لیے مفید ہے۔

ہم آپ کی ایکسل شیٹ ترتیب دینے اور آپ کی ای میلز میں قابل کلک لنکس بنانے کے لیے ضروری VBA کوڈ لکھنے کے عمل سے گزریں گے۔ یہ حل آپ کو حسب ضرورت لنکس کے ساتھ متعدد ای میلز کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے اور بھیجنے میں مدد کرے گا۔

VBA اور Python اسکرپٹس کی تفصیلی وضاحت

VBA اسکرپٹ کو ایکسل شیٹ سے نکالے گئے متحرک لنکس کے ساتھ آؤٹ لک ای میلز بھیجنے کے عمل کو خودکار بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ اسکرپٹ کلیدی متغیرات کی وضاحت اور ہدف ورک شیٹ کو ترتیب دینے سے شروع ہوتا ہے۔ یہ استعمال کرتا ہے۔ Application.WorksheetFunction.XLookup بھیجنے والے کے نام سے متعلقہ لنک تلاش کرنے کے لیے۔ اس کے بعد یہ ای میل باڈی کو HTML ٹیگز کے ساتھ بناتا ہے تاکہ کلک کے قابل لنک بنایا جا سکے۔ استعمال کرنا CreateObject("Outlook.Application")، اسکرپٹ آؤٹ لک کو کھولتا ہے اور اس کے ساتھ ایک نیا ای میل آئٹم بناتا ہے۔ OutApp.CreateItem(0). ای میل باڈی کا HTML مواد اس کے ساتھ ترتیب دیا گیا ہے۔ .HTMLBody، اور ای میل بھیجا جاتا ہے۔

ازگر کا اسکرپٹ استعمال کرتا ہے۔ openpyxl اور win32com.client اسی طرح کی فعالیت کو حاصل کرنے کے لیے لائبریریاں۔ یہ ایکسل ورک بک کو کھولتا ہے اور استعمال کرتے ہوئے مخصوص ورک شیٹ سے ڈیٹا بازیافت کرتا ہے۔ openpyxl.load_workbook اور ws.iter_rows. دی win32.Dispatch کمانڈ آؤٹ لک ایپلیکیشن کو شروع کرتی ہے۔ ہر قطار کے لیے، اسکرپٹ HTML ٹیگز کے ساتھ ایک ای میل باڈی بناتا ہے اور آؤٹ لک کا استعمال کرتے ہوئے ای میل بھیجتا ہے۔ mail.Send() طریقہ دونوں اسکرپٹ ای میل بھیجنے کے عمل کو خودکار بناتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ بھیجنے والے کی بنیاد پر درست روابط متحرک طور پر داخل کیے گئے ہیں۔

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

متحرک ای میل لنکس کے لیے جدید تکنیک

ای میلز میں متحرک روابط کو سنبھالنے کے لیے ایک اور طاقتور نقطہ نظر میں مائیکروسافٹ فلو (پاور آٹومیٹ) کا استعمال شامل ہے۔ پاور آٹومیٹ آپ کو فائلوں کو سنکرونائز کرنے، اطلاعات حاصل کرنے اور ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے اپنی پسندیدہ ایپس اور سروسز کے درمیان خودکار ورک فلو بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کام کے لیے، آپ ایک ایسا بہاؤ بنا سکتے ہیں جو ایکسل ٹیبل میں ایک نئی قطار کے شامل ہونے پر متحرک ہو۔ اس کے بعد بہاؤ ایکسل ٹیبل کے ڈیٹا کو ڈائنامک لنک کے ساتھ ای میل تحریر کرنے اور بھیجنے کے لیے استعمال کر سکتا ہے۔ یہ طریقہ خاص طور پر مفید ہے اگر آپ بغیر کوڈ کے حل تلاش کر رہے ہیں۔

پاور آٹومیٹ کا استعمال متحرک مواد کے ساتھ ای میلز کے انتظام اور بھیجنے کے عمل کو آسان بنا سکتا ہے۔ یہ ایکسل اور آؤٹ لک دونوں کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے ضم ہو جاتا ہے، آپ کے ورک فلو کو ترتیب دینے کے لیے صارف دوست انٹرفیس فراہم کرتا ہے۔ مزید برآں، یہ حسب ضرورت کے مختلف اختیارات پیش کرتا ہے اور زیادہ پیچیدہ منظرناموں کو سنبھال سکتا ہے، جیسے کہ کسی شیڈول پر ای میل بھیجنا یا آپ کے ایکسل ڈیٹا میں کچھ شرائط کی بنیاد پر۔ یہ نقطہ نظر ان صارفین کے لیے مثالی ہے جو اپنے ای میل کے عمل کو خودکار کرنے کے لیے زیادہ بصری اور انٹرایکٹو طریقہ کو ترجیح دیتے ہیں۔

آؤٹ لک لنکس کو خودکار بنانے کے لیے اہم نکات

آخر میں، آؤٹ لک ای میلز میں ایکسل سے ڈائنامک لنکس کے اندراج کو خودکار کرنے کے لیے VBA اور Python اسکرپٹ کا استعمال نمایاں طور پر کارکردگی کو بڑھاتا ہے۔ جیسے افعال کا فائدہ اٹھا کر XLOOKUP اور HTML ای میل باڈیز کو فارمیٹ کرنے کے طریقے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ہر ای میل میں صحیح ذاتی نوعیت کا لنک موجود ہے۔ بغیر کوڈ کے حل تلاش کرنا جیسے Power Automate اسکرپٹنگ سے کم واقف لوگوں کے لیے ایک قابل رسائی متبادل پیش کر سکتا ہے۔ چاہے کوڈنگ ہو یا آٹومیشن ٹولز کے ذریعے، آپ کے ورک فلو کو ہموار کرنے سے وقت کی بچت ہوتی ہے اور غلطیاں کم ہوتی ہیں۔