Quản lý hiệu quả SharePoint Quyền giúp những người phải cung cấp dữ liệu có thể truy cập được trong khi đảm bảo bảo mật. Giới hạn các liên kết cho chia sẻ trên toàn công ty thể hiện một vấn đề phổ biến vì nó có thể vô tình ngăn chặn các phản hồi hình thức. Quản trị viên có thể điều chỉnh quyền với PowerShell , API REST và các công cụ tự động hóa như Power Automate. Các phương pháp này cho phép phản hồi nhưng cấm người dùng đọc hoặc thay đổi danh sách. Bảo mật có thể được cải thiện hơn nữa bằng cách sử dụng API Microsoft Graph và thực hiện quyền truy cập dựa trên vai trò. Để duy trì hiệu quả quá trình mà không tiết lộ thông tin quan trọng, các tổ chức cần phải đạt được sự thỏa hiệp giữa bảo mật và khả năng sử dụng.

Người dùng có thể tự động thêm tên người dùng của người gửi biểu mẫu vào chân trang trang tính bằng cách tích hợp Excel VBA với thông tin SharePoint. Mỗi phiên bản biểu mẫu được ghi nhận phù hợp thông qua việc sử dụng các chiến lược phức tạp như thuộc tính tài liệu hoặc API REST của SharePoint. Đặc biệt trong các hoạt động hợp tác, điều này giúp cải thiện hoạt động kiểm toán và loại bỏ sự không chắc chắn.

Power Automate và SharePoint là những công cụ quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quy trình làm việc, đặc biệt là trong việc quản lý thời hạn thông qua lời nhắc tự động. Bằng cách tận dụng những nền tảng này, người dùng có thể thiết lập luồng để gửi thông báo trước ngày đến hạn, đảm bảo rằng các dự án vẫn đi đúng hướng.

Việc xóa bất ngờ trong SharePoint khiến quản trị viên bối rối, nêu bật tình huống trong đó các thư mục đang bị xóa mà không có sự can thiệp trực tiếp của người dùng. Cuộc điều tra bao gồm các cài đặt, nhật ký kiểm tra và đồng bộ hóa thiết bị nhưng không mang lại nguyên nhân rõ ràng. Tình huống này nhấn mạnh sự phức tạp của việc quản lý môi trường SharePoint cũng như tầm quan trọng của việc theo dõi và kiểm tra kỹ lưỡng các đường dẫn để bảo vệ khỏi sự mất dữ liệu không mong muốn.

Việc triển khai hệ thống tạo yêu cầu SharePoint Online giúp nâng cao hiệu quả của bộ phận trợ giúp CNTT bằng cách tập trung các lượt gửi và nhận xét về ticket. Tuy nhiên, thách thức trong việc thông báo cho bộ phận trợ giúp về các nhận xét mới mà không có lượt đề cập đòi hỏi một giải pháp sáng tạo. Việc tận dụng Power Automate để tổng hợp những nhận xét này thành một thông báo định kỳ duy nhất có thể giảm đáng kể tình trạng lộn xộn và đảm bảo phản hồi kịp thời.

Việc tích hợp quy trình làm việc Power Automate với SharePoint Online đặt ra những thách thức, đặc biệt là khi xử lý tệp đính kèm VCF.