Giải quyết các vấn đề về thông báo bằng API DocuSign cho người gửi

Hiểu thông báo email API DocuSign

Việc tích hợp API DocuSign vào các ứng dụng web của bạn cho phép quản lý tài liệu và xử lý chữ ký điện tử một cách hợp lý. Một trong những tính năng quan trọng của DocuSign là khả năng thông báo cho người dùng qua email về các giai đoạn tài liệu khác nhau, nâng cao hiệu quả xử lý tài liệu. Tuy nhiên, các nhà phát triển đôi khi gặp phải thách thức, chẳng hạn như người gửi không nhận được thông báo qua email sau khi người nhận hoàn tất quá trình ký tài liệu. Sự cố này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và làm giảm tính minh bạch trong vòng đời của tài liệu, khiến việc xác định và giải quyết kịp thời trở nên quan trọng.

Vấn đề thường nằm ở cấu hình hoặc cấu trúc lệnh gọi API cụ thể được sử dụng khi tạo phong bì và gửi nó để lấy chữ ký. Phần giới thiệu này sẽ khám phá những lý do tiềm ẩn đằng sau việc thiếu thông báo qua email cho người gửi và cung cấp thông tin chi tiết về cách hoạt động của API DocuSign, tập trung vào việc khắc phục sự cố và đảm bảo người gửi được thông báo kịp thời về trạng thái hoàn thành tài liệu. Việc giải quyết vấn đề này không chỉ cải thiện trải nghiệm người dùng mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia vào quá trình ký tài liệu đều được cập nhật, duy trì hoạt động liền mạch của quy trình kinh doanh.

Tìm hiểu PHP và Webhooks để tích hợp thông báo DocuSign

Các tập lệnh được trình bày được thiết kế để giải quyết một vấn đề thường gặp với API DocuSign: đảm bảo rằng người gửi nhận được thông báo qua email sau khi tất cả người nhận đã hoàn tất tài liệu. Tập lệnh đầu tiên là tập lệnh phụ trợ PHP hoạt động như một trình xử lý các sự kiện webhook do DocuSign gửi. Khi tài liệu đạt trạng thái 'hoàn thành', biểu thị rằng tất cả người nhận đã ký vào tài liệu, DocuSign sẽ kích hoạt sự kiện webhook. Sự kiện này gửi dữ liệu đến một điểm cuối được chỉ định - trong trường hợp này là tập lệnh PHP của chúng tôi. Tập lệnh sử dụng hàm json_decode để chuyển đổi tải trọng JSON từ DocuSign thành mảng kết hợp PHP. Điều này cho phép tập lệnh kiểm tra trạng thái của tài liệu. Nếu trạng thái là “hoàn thành”, tập lệnh sẽ tiến hành gửi thông báo qua email đến người gửi bằng cách sử dụng chức năng thư PHP. Hàm này lấy các tham số như email, chủ đề, nội dung thư và tiêu đề của người nhận, bao gồm địa chỉ 'Từ' và các thông tin tùy chọn khác như 'Trả lời' và phiên bản PHP được sử dụng để gửi email.

Phần thứ hai liên quan đến việc thiết lập webhook trong nền tảng DocuSign để trỏ đến URL nơi lưu trữ tập lệnh PHP. Thiết lập này rất quan trọng vì nó cho DocuSign biết nơi gửi các sự kiện webhook. Các hướng dẫn được nêu trong tập lệnh thứ hai đóng vai trò là hướng dẫn định cấu hình webhook thông qua bảng quản trị DocuSign. Quá trình này bao gồm việc đăng nhập vào tài khoản DocuSign, điều hướng đến menu Tích hợp và chỉ định các chi tiết của webhook, chẳng hạn như sự kiện kích hoạt và URL điểm cuối. Bản chất của các tập lệnh này và quy trình cấu hình là tự động hóa hệ thống thông báo, loại bỏ nhu cầu kiểm tra thủ công trạng thái tài liệu của người gửi. Việc tự động hóa này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia vào quá trình ký tài liệu được cập nhật kịp thời, duy trì quy trình vận hành trôi chảy.

<?php
// PHP backend script to handle webhook for completed documents
$data = json_decode(file_get_contents('php://input'), true);
if ($data['status'] === 'completed') {
    $senderEmail = 'yourEmail@example.com'; // Sender's email to notify
    $subject = 'Document Completed';
    $message = 'The document has been completed by all recipients.';
    $headers = 'From: noreply@example.com' . "\r\n" .
               'Reply-To: noreply@example.com' . "\r\n" .
               'X-Mailer: PHP/' . phpversion();
    mail($senderEmail, $subject, $message, $headers);
}?>

// Step 1: Log in to your DocuSign account and go to the Admin section.
// Step 2: Navigate to the Integrations menu and select Connect.
// Step 3: Click on Add Configuration and fill out the necessary details.
// Step 4: In the URL to publish to field, enter the URL of your PHP script.
// Step 5: Select the envelope events you want to trigger the webhook, such as 'Completed'.
// Step 6: Save the configuration. DocuSign will now send notifications to the specified URL.
// Note: Ensure your PHP script is accessible from the web and can process POST requests.
// Additional configurations might be needed based on your server setup.

Mở rộng khả năng tích hợp DocuSign

Trong lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử và quy trình chữ ký, khả năng thông báo cho tất cả các bên liên quan về trạng thái của tài liệu là rất quan trọng. Chức năng này đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và có sự liên lạc rõ ràng giữa người gửi và người nhận. Ngoài hệ thống thông báo cơ bản, DocuSign còn cung cấp một loạt điểm cuối API cho phép các nhà phát triển tạo ra các ứng dụng phức tạp hơn. Các ứng dụng này có thể quản lý tài liệu, mẫu và tài khoản người dùng, mang lại trải nghiệm liền mạch cho cả người gửi và người nhận. Bằng cách tận dụng các API này, nhà phát triển có thể triển khai logic tùy chỉnh để tự động hóa thông báo, cập nhật tài liệu và thậm chí quản lý người dùng, từ đó nâng cao chức năng tổng thể của ứng dụng của họ.

Ví dụ: việc sử dụng webhooks, như đã đề cập trong các ví dụ trước, cho phép gửi các bản cập nhật theo thời gian thực tới ứng dụng, cho phép hành động ngay lập tức khi trạng thái tài liệu thay đổi. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các tình huống yêu cầu thông báo kịp thời, chẳng hạn như thỏa thuận pháp lý, ký kết hợp đồng và các quy trình kinh doanh quan trọng khác. Hơn nữa, tài liệu API toàn diện của DocuSign hỗ trợ các nhà phát triển triển khai các tính năng này một cách hiệu quả, cung cấp mã mẫu, các phương pháp hay nhất và mẹo khắc phục sự cố. Thông qua tích hợp nâng cao này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu của mình, cải thiện tính tuân thủ và đảm bảo rằng tất cả các bên đều được thông báo trong suốt quá trình ký tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của người dùng.