Cải thiện cảnh báo qua email trong Google Apps Script với dòng chủ đề động

Tự động hóa thông báo qua email khi hợp đồng hết hạn

Được triển khai trong Google Apps Script

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

Câu hỏi thường gặp về Google Apps Script

1. Câu hỏi: Tập lệnh Google Apps được sử dụng để làm gì?
2. Trả lời: Google Apps Script được dùng để tự động hóa các tác vụ, tạo các chức năng tùy chỉnh và tích hợp các ứng dụng Google Workspace với nhau và với các dịch vụ bên ngoài.
3. Câu hỏi: Google Apps Script có thể truy cập các API bên ngoài không?
4. Trả lời: Có, Google Apps Script có thể thực hiện các yêu cầu HTTP để truy cập và tương tác với các API bên ngoài.
5. Câu hỏi: Google Apps Script có được sử dụng miễn phí không?
6. Trả lời: Có, Google Apps Script được sử dụng miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google, mặc dù có giới hạn hạn ngạch về số lượng bạn có thể chạy hoặc sử dụng một số dịch vụ nhất định.
7. Câu hỏi: Google Apps Script khác với JavaScript như thế nào?
8. Trả lời: Google Apps Script dựa trên JavaScript nhưng được thiết kế đặc biệt để mở rộng và tự động hóa các ứng dụng và dịch vụ của Google Workspace.
9. Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng Google Apps Script để gửi email tự động không?
10. Trả lời: Có, Google Apps Script có thể được sử dụng để gửi email tự động qua Gmail với khả năng tùy chỉnh người nhận, dòng chủ đề và nội dung thư.
11. Câu hỏi: Làm cách nào để bắt đầu học Google Apps Script?
12. Trả lời: Bạn có thể bắt đầu bằng cách khám phá các tài liệu, hướng dẫn và hướng dẫn chính thức do Google cung cấp cũng như các cộng đồng và nền tảng mã hóa trực tuyến khác nhau.
13. Câu hỏi: Google Apps Script có thể tương tác với Google Trang tính không?
14. Trả lời: Có, Google Apps Script có thể đọc, ghi và thao tác dữ liệu trong Google Trang tính.
15. Câu hỏi: Có cần thiết phải có kinh nghiệm lập trình để sử dụng Google Apps Script không?
16. Trả lời: Mặc dù việc có kinh nghiệm lập trình, đặc biệt là về JavaScript, là một lợi ích nhưng Google Apps Script được thiết kế để người dùng có trình độ mã hóa khác nhau có thể truy cập được.
17. Câu hỏi: Google Apps Script có thể được sử dụng để tạo ứng dụng web không?
18. Trả lời: Có, Google Apps Script có thể được sử dụng để phát triển các ứng dụng web được lưu trữ trên cơ sở hạ tầng của Google.
19. Câu hỏi: Có giới hạn nào đối với những gì Google Apps Script có thể làm không?
20. Trả lời: Mặc dù Google Apps Script rất mạnh mẽ nhưng nó hoạt động trong một số hạn ngạch và giới hạn nhất định về thời gian thực thi, gửi email và lệnh gọi API, cùng nhiều giới hạn khác.

Kết thúc cảnh báo tự động bằng tập lệnh Google Apps

Việc sử dụng Google Apps Script để tự động hóa thông báo qua email vào ngày hết hạn hợp đồng cho thấy sức mạnh và tính linh hoạt của môi trường tập lệnh của Google. Bằng cách nhúng logic trực tiếp vào Google Trang tính để đánh giá ngày hết hạn hợp đồng so với ngày hiện tại, doanh nghiệp có thể tự động hóa việc gửi thông báo email phù hợp. Cách tiếp cận này không chỉ tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo kịp thời về các mốc quan trọng của hợp đồng. Khả năng tùy chỉnh dòng chủ đề và nội dung tin nhắn dựa trên trạng thái hết hạn càng nâng cao hiệu quả của những thông tin liên lạc này, giúp người nhận dễ dàng nhận ra và hành động theo những cảnh báo này hơn.

Hơn nữa, giải pháp này thể hiện khả năng rộng hơn của Google Apps Script, ngoài việc chỉ gửi email. Khả năng tự động hóa nhiều tác vụ khác nhau trên các ứng dụng Google Workspace, tích hợp với các API bên ngoài và tùy chỉnh quy trình làm việc mang lại khả năng vô tận để cải thiện năng suất và hiệu quả hoạt động. Tóm lại, việc áp dụng Google Apps Script trong việc quản lý cảnh báo hết hạn hợp đồng là minh chứng cho khả năng tự động hóa và tùy chỉnh mạnh mẽ mà người dùng Google Workspace có thể sử dụng, hỗ trợ các chiến lược giao tiếp hợp lý, chính xác và hiệu quả hơn trong các tổ chức.