Theo dõi tương tác của người dùng trong Excel Online trong Office365

Tìm hiểu hoạt động của người dùng trong tài liệu Excel được chia sẻ

Môi trường làm việc hợp tác đã trở thành xương sống của các doanh nghiệp hiện đại, thúc đẩy tinh thần đồng đội và hiệu quả trên nhiều nền tảng khác nhau. Một nền tảng như vậy, Excel Online của Office365, cho phép nhiều người dùng tương tác với các bảng tính được chia sẻ trong thời gian thực, cho phép quản lý và phân tích dữ liệu động. Khả năng theo dõi các tương tác này, xác định cụ thể ai đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu được chia sẻ, rất quan trọng đối với quá trình kiểm tra, trách nhiệm giải trình và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Khả năng này trở nên đặc biệt quan trọng trong các trường hợp sử dụng bảng tính cho các quy trình quan trọng như xác minh giao dịch, trong đó sự khác biệt giữa "Hợp lệ" và "Không hợp lệ" có thể có ý nghĩa quan trọng.

Tuy nhiên, việc nắm bắt tên người dùng và email của các cá nhân khi họ thực hiện thay đổi đối với bảng tính đặt ra một thách thức, đặc biệt đối với những người không có nền tảng về lập trình. Bất chấp sự sẵn có của các công cụ như Office Scripts và Power Automate, việc tạo ra sự tích hợp liền mạch tự động ghi lại những chi tiết như vậy khi sửa đổi ô đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các nền tảng này. Phần giới thiệu này nhằm mục đích khám phá các giải pháp tiềm năng để tự động hóa quá trình theo dõi các thay đổi của người dùng trong Excel Online, giải quyết các trở ngại phổ biến như sự cố về trình kết nối, trình kích hoạt sự kiện và tự động hóa việc nhập dữ liệu trở lại bảng tính.

Tự động hóa Office 365 Excel Online cho quá trình kiểm tra

Tăng cường quá trình kiểm tra trong Excel Online thông qua tự động hóa

Tự động hóa quá trình theo dõi tương tác của người dùng với tài liệu Excel được lưu trữ trên SharePoint là một khía cạnh quan trọng của các nỗ lực tuân thủ và kiểm tra hiện đại. Bằng cách tận dụng các chức năng của Office Scripts và Power Automate, các tổ chức có thể tạo ra một hệ thống mạnh mẽ để theo dõi và ghi lại từng thay đổi được thực hiện đối với tài liệu dùng chung, bao gồm ai đã thực hiện thay đổi, thời điểm thực hiện và bản chất của thay đổi đó. Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong việc xử lý dữ liệu trong tổ chức mà còn giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công liên quan đến việc theo dõi những thay đổi này. Việc tích hợp giữa Excel Online và Power Automate tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo quy trình làm việc tự động kích hoạt để phản hồi các sự kiện cụ thể, chẳng hạn như người dùng cập nhật giá trị ô trong bảng tính được chia sẻ.

Chìa khóa để triển khai giải pháp này nằm ở khả năng sử dụng hiệu quả các Tập lệnh Office để thu thập dữ liệu liên quan từ Excel, chẳng hạn như tên và địa chỉ email của người dùng, bất cứ khi nào giá trị của một ô được cập nhật. Sau đó, Power Automate có thể được sử dụng để xử lý thông tin này, ghi nhật ký tương ứng và thậm chí thông báo cho các bên liên quan nếu được yêu cầu. Sự tích hợp liền mạch này không chỉ đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi lại chính xác cho mục đích kiểm tra mà còn cung cấp nền tảng cho các tác vụ tự động hóa tiếp theo, chẳng hạn như xác thực dữ liệu, cảnh báo và báo cáo. Do đó, các tổ chức có thể đạt được mức độ toàn vẹn dữ liệu cao hơn và tuân thủ các yêu cầu quy định, đồng thời hợp lý hóa các quy trình nội bộ của họ.

let workbook = Excel.run(async (context) => {
    let sheet = context.workbook.worksheets.getActiveWorksheet();
    let range = sheet.getRange("C1:C100");
    range.load("values");
    await context.sync();
    return range.values;
});

workbook.then((result) => {
    console.log("Cell Values: ", result);
    // Use Power Automate to send data elsewhere
});

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    let user = workbook.getActiveUser();
    let userEmail = user.email;
    let userName = user.displayName;
    // Log or use userEmail and userName as needed
    console.log(`User: ${userName}, Email: ${userEmail}`);
}

Kỹ thuật nâng cao để thu thập dữ liệu người dùng trong Excel Online

Khi các tổ chức tiếp tục mở rộng việc sử dụng các công cụ dựa trên đám mây như Office 365, nhu cầu về quy trình kiểm tra toàn diện ngày càng trở nên quan trọng. Excel Online, là một phần của bộ Office 365, cung cấp các chức năng độc đáo để cộng tác làm việc trên các bảng tính được chia sẻ giữa các nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, sự hợp tác như vậy đặt ra thách thức trong việc theo dõi ai đã thực hiện những thay đổi nào và khi nào. Đây là lúc sức mạnh của Tập lệnh Office kết hợp với Power Automate phát huy tác dụng. Bằng cách tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, doanh nghiệp có thể giám sát hiệu quả hoạt động của người dùng trên các tài liệu Excel được chia sẻ, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được tính đến và có thể truy nguyên nguồn của nó.

Việc triển khai các giải pháp này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cả Tập lệnh Office, cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel Online, và Power Automate, có thể xử lý luồng thông tin giữa các ứng dụng và dịch vụ Office 365. Cùng nhau, chúng cung cấp một cơ chế mạnh mẽ để ghi lại các dấu vết kiểm tra chi tiết, bao gồm cả việc xác định người dùng thực hiện thay đổi đối với bảng tính. Khả năng này không chỉ hỗ trợ việc tuân thủ quy định và kiểm toán nội bộ mà còn nâng cao tính toàn vẹn dữ liệu và trách nhiệm giải trình trong môi trường hợp tác. Do đó, các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý dữ liệu và đảm bảo rằng hoạt động của họ luôn minh bạch và an toàn.