Thêm tên người dùng động vào chân trang Excel từ mẫu SharePoint

Theo dõi hoạt động của người dùng trong các mẫu Excel được liên kết với SharePoint

Hãy tưởng tượng một văn phòng nhộn nhịp nơi nhiều người dùng truy cập vào cùng một mẫu SharePoint để gửi biểu mẫu của họ. 🖥️ Thử thách nảy sinh khi kiểm toán viên cần xác định ai đã điền và gửi một biểu mẫu cụ thể. Mặc dù SharePoint ghi thông tin này vào cột "người tạo", nhu cầu in bản cứng có tên người dùng ở chân trang của bảng Excel vẫn chưa được đáp ứng.

Nhiệm vụ này trở nên phức tạp hơn vì các chức năng VBA mặc định như Ứng dụng.Tên người dùng Và Môi trường ("Tên người dùng") thường trỏ đến người tạo mẫu ban đầu hoặc người dùng máy cục bộ, thay vì người dùng thực tế đang chỉnh sửa biểu mẫu. Vì vậy, việc tìm ra một phương pháp đáng tin cậy để chèn động tên người dùng chính xác trở nên quan trọng.

Trong các tình huống thực tế, sự khác biệt này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác trong quá trình kiểm tra và theo dõi. Ví dụ: trong vai trò trước đây của tôi, chúng tôi đã gặp sự cố trong đó các biểu mẫu do nhà thầu bên ngoài hoàn thành luôn hiển thị tên người dùng của quản trị viên trong bản in, gây nhầm lẫn đáng kể trong quá trình kiểm tra.

Bài viết này đi sâu vào cách bạn có thể vượt qua những trở ngại này bằng cách sử dụng VBA, tích hợp SharePoint và một số điều chỉnh thông minh. Cuối cùng, bạn sẽ có một giải pháp thiết thực để đảm bảo mỗi biểu mẫu được in phản ánh chính xác người dùng cá nhân đã gửi nó. Hãy đi sâu vào! 🔍

Tùy chỉnh chân trang Excel với tên người dùng SharePoint động

Các giải pháp được trình bày nhằm mục đích tìm nạp và hiển thị động "Người sáng tạo" SharePoint tên người dùng ở chân trang của bảng tính Excel. Yêu cầu này phát sinh trong các tình huống trong đó nhiều người dùng gửi biểu mẫu dựa trên mẫu được chia sẻ được lưu trữ trong SharePoint và người kiểm tra cần có sự phân bổ rõ ràng. Tập lệnh đầu tiên sử dụng ngôn ngữ gốc của Excel Thiết lập trang chức năng tùy chỉnh chân trang một cách linh hoạt. Bằng cách kết hợp các phương pháp VBA với quyền truy cập siêu dữ liệu SharePoint, tập lệnh này đảm bảo rằng chân trang phản ánh tên người dùng của người dùng đã hoàn thành biểu mẫu chứ không phải người tạo ban đầu.

Ví dụ, giải pháp đầu tiên tận dụng ListObjects.Add để thiết lập kết nối trực tiếp tới thư viện tài liệu của SharePoint. Lệnh này kéo siêu dữ liệu vào sổ làm việc, giúp có thể lặp qua các hàng và trích xuất trường "người tạo". Hãy tưởng tượng một bộ phận gửi biểu mẫu tuân thủ—chân trang của mỗi lần gửi sẽ xác định rõ ràng nhân viên chịu trách nhiệm, loại bỏ sự mơ hồ về kiểm toán. Phương pháp này đảm bảo tính linh hoạt và ngăn chặn sự can thiệp thủ công trong việc xác định những người đóng góp biểu mẫu. 🚀

Cách tiếp cận thứ hai tận dụng API REST của SharePoint. Bằng cách sử dụng CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") lệnh, tập lệnh sẽ bắt đầu một yêu cầu HTTP để tìm nạp siêu dữ liệu trực tiếp. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong môi trường có thư viện SharePoint phức tạp hoặc chứa nhiều trường. Phân tích phản hồi JSON bằng các hàm như InStr Và Giữa cho phép trích xuất chính xác trường "người tạo". Trong vai trò trước đây của tôi, một tập lệnh tương tự đã sắp xếp hợp lý việc theo dõi biểu mẫu, tiết kiệm hàng giờ đối chiếu thủ công mỗi tháng. 🖋️

Tập lệnh cuối cùng tích hợp các thuộc tính Office 365, sử dụng Thuộc tính tài liệu dựng sẵn lệnh truy cập trực tiếp vào siêu dữ liệu của sổ làm việc. Tập lệnh này phù hợp nhất với các tổ chức sử dụng rộng rãi Office 365 và cần một giải pháp gọn nhẹ mà không cần API REST phức tạp. Mỗi tập lệnh đều có các tính năng mô-đun, giúp chúng có thể tái sử dụng cho các quy trình làm việc tích hợp SharePoint khác. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh chúng để bao gồm dấu thời gian gửi hoặc thậm chí tên bộ phận, nâng cao hơn nữa tiện ích kiểm tra của chúng.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Tích hợp dữ liệu SharePoint với Excel VBA để kiểm tra nâng cao

Một khía cạnh thường bị bỏ qua khi tích hợp Excel với SharePoint là luồng siêu dữ liệu liền mạch giữa hai nền tảng. Sử dụng VBA, bạn có thể vượt xa khả năng tự động hóa cơ bản để trích xuất các trường siêu dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như tên người dùng của cá nhân hoàn thành một mẫu và sử dụng chúng trong các đầu trang hoặc đầu trang Excel tùy chỉnh. Chức năng này rất cần thiết trong các tình huống như tuân thủ, trong đó mọi biểu mẫu được gửi đều cần có sự phân bổ rõ ràng cho người chịu trách nhiệm hoàn thành biểu mẫu đó.

Một cách tiếp cận hữu ích khác liên quan đến việc tận dụng khả năng siêu dữ liệu mở rộng của SharePoint. Ví dụ: các cột như "Được sửa đổi bởi" hoặc "Được sửa đổi lần cuối" có thể cung cấp ngữ cảnh bổ sung để theo dõi và xác minh. Bằng cách lấy dữ liệu này một cách linh hoạt thông qua VBA, các mẫu Excel của bạn không chỉ phản ánh thông tin người dùng chính xác mà còn giảm khả năng xảy ra lỗi nhập thủ công. Tính năng này đặc biệt có giá trị trong các dự án nhóm, nơi nhiều người dùng cộng tác trên các mẫu được chia sẻ. 🖇️

Cuối cùng, điều quan trọng là phải tính đến những khác biệt tiềm ẩn trong cách các tổ chức sử dụng SharePoint. Một số có thể có các cột hoặc trường siêu dữ liệu tùy chỉnh, yêu cầu các tập lệnh VBA có thể thích ứng. Thực tiễn mã hóa mô-đun, chẳng hạn như tách lệnh gọi API khỏi định dạng dữ liệu, đảm bảo rằng giải pháp của bạn có thể mở rộng hoặc điều chỉnh theo các biến thể đó. Ví dụ: trong một dự án trước đây, chúng tôi đã sử dụng phương pháp này để tự động tạo báo cáo tóm tắt tổng hợp hoạt động của người dùng trực tiếp từ SharePoint vào sổ làm việc Excel. 🚀