Xóa thư mục không giải thích được trong SharePoint: Một bí ẩn được hé lộ

Làm sáng tỏ bí ẩn đằng sau việc xóa thư mục SharePoint đột ngột

Trong những tuần gần đây, một vấn đề khó hiểu đã xuất hiện đối với người dùng SharePoint, đặc biệt là những người có quyền quản trị, những người nhận được thông báo đáng báo động về việc xóa một số lượng đáng kể tệp và thư mục khỏi trang web của họ. Những thông báo này đề xuất xóa hàng loạt nội dung mà người dùng chắc chắn rằng họ không bắt đầu, đã gây ra sự nhầm lẫn và lo ngại. Mặc dù đã kiểm tra kỹ lưỡng nhưng không có bằng chứng nào về việc người dùng xóa hoặc di chuyển thủ công cũng như nhật ký kiểm tra và truy cập Microsoft 365 cho thấy bất kỳ hoạt động truy cập hoặc hành động trái phép nào có thể giải thích hiện tượng này.

Tình huống này còn phức tạp hơn do không có bất kỳ chính sách lưu giữ nào có thể tự động kích hoạt các hoạt động xóa này. Những nỗ lực giải quyết vấn đề thông qua sự hỗ trợ của Microsoft và bằng cách ngắt kết nối các thiết bị khỏi quá trình đồng bộ hóa SharePoint vẫn chưa ngăn chặn được việc xóa bí ẩn. Với phần mềm chống vi-rút khó có thể là thủ phạm và các sự cố tương tự không được người dùng khác báo cáo trong các điều kiện tương đương, việc tìm kiếm nguyên nhân—và giải pháp— vẫn tiếp tục. Điều này đặt ra một thách thức đáng kể cho bộ phận hỗ trợ CNTT và quản trị viên trong việc xác định và giảm thiểu nguyên nhân cốt lõi của việc xóa không chính đáng này, nêu bật nhu cầu điều tra sâu hơn về hoạt động phức tạp của SharePoint.

Khám phá các giải pháp giám sát SharePoint tự động

Tập lệnh PowerShell phụ trợ và mã HTML/JavaScript giao diện người dùng được cung cấp là một phần của giải pháp khái niệm nhằm giám sát và cảnh báo người dùng quản trị về các sự kiện xóa không mong muốn trong SharePoint Online. Tập lệnh PowerShell là một thành phần quan trọng cho các hoạt động phụ trợ. Nó bắt đầu bằng cách thiết lập kết nối với SharePoint Online bằng lệnh 'Connect-PnPOnline', lệnh này rất cần thiết cho mọi hoạt động cần tương tác với tài nguyên SharePoint Online theo chương trình. Lệnh này yêu cầu URL của trang SharePoint mà bạn muốn kết nối và sử dụng tham số '-UseWebLogin' để xác thực, đảm bảo rằng tập lệnh chạy theo thông tin xác thực của người dùng được ủy quyền. Sau khi kết nối được thiết lập, tập lệnh sẽ sử dụng lệnh 'Get-PnPAuditLog' để truy xuất các mục nhật ký kiểm tra trong phạm vi ngày được chỉ định. Điều này đặc biệt quan trọng để theo dõi các hành động như xóa tệp hoặc thư mục có thể cho thấy hành vi truy cập trái phép hoặc hành vi tự động ngoài ý muốn.

Các mục nhật ký kiểm tra được lọc bằng cách sử dụng 'Where-Object' để tách biệt các sự kiện xóa liên quan đến một danh sách hoặc thư viện cụ thể, cung cấp phương pháp giám sát có mục tiêu. Nếu tìm thấy bất kỳ sự kiện xóa nào, tập lệnh có thể được cấu hình để thực hiện hành động, chẳng hạn như ghi nhật ký sự kiện hoặc gửi thông báo qua email. Ở giao diện người dùng, đoạn mã HTML và JavaScript cung cấp giao diện đơn giản để hiển thị các nhật ký hoặc cảnh báo này. Nó cấu trúc trang web bằng các thẻ HTML cơ bản và bao gồm một tập lệnh để thao tác nội dung động. JavaScript bên trong '<script>' Thẻ được thiết kế để tương tác với phần phụ trợ, có khả năng tìm nạp và hiển thị thông tin nhật ký trong div 'logContainer' được chỉ định. Điều này cho phép quản trị viên có chế độ xem theo thời gian thực về tình trạng và bảo mật của trang SharePoint, giúp phản hồi các vấn đề tiềm ẩn dễ dàng hơn. Sự kết hợp của các tập lệnh này cung cấp giải pháp giám sát toàn diện, tận dụng PowerShell để truy xuất và xử lý dữ liệu cũng như HTML/JavaScript để hiển thị và tương tác thân thiện với người dùng.

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

Điều tra các bất thường về xóa tự động của SharePoint

Hiểu nguyên nhân cơ bản của việc xóa tệp và thư mục không mong muốn trong SharePoint là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong tổ chức. Một khía cạnh chưa được thảo luận trước đây là tác động tiềm tàng của các cài đặt phiên bản của SharePoint và cách chúng có thể góp phần vào việc xóa. Thư viện và danh sách SharePoint có khả năng lập phiên bản, khi được đặt cấu hình để giới hạn số lượng phiên bản, có thể tự động xóa các phiên bản cũ hơn của tệp hoặc thư mục. Điều này có thể bị nhầm lẫn với việc xóa không chủ ý. Một lĩnh vực khác cần khám phá là các chính sách lưu giữ và quy trình làm việc ngoài bảng quản trị của Microsoft, chẳng hạn như các chính sách được xác định trong cài đặt quản lý nội dung của SharePoint. Quy trình công việc phức tạp hoặc chính sách lưu giữ được đặt cấu hình không đúng cách có thể gây ra các hành động xóa hoặc lưu trữ một cách bất ngờ.

Hơn nữa, việc tích hợp SharePoint với các ứng dụng Office 365 khác đôi khi có thể dẫn đến những hậu quả không lường trước được. Ví dụ: nếu một email trong Outlook được liên kết với thư viện tài liệu SharePoint thông qua quy trình tự động và email đó bị xóa thì điều đó có thể kích hoạt việc xóa tài liệu được liên kết trong SharePoint. Hiểu những sự tích hợp này và ý nghĩa của chúng là rất quan trọng. Ngoài ra, việc kiểm tra vai trò của các ứng dụng bên thứ ba được kết nối với SharePoint có thể phát hiện ra các tương tác ngoài ý muốn dẫn đến việc xóa. Việc đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng được kết nối đều được cấu hình chính xác và mức truy cập của chúng được đặt phù hợp là điều cần thiết để ngăn chặn việc xóa không mong muốn.