通过 Google 表单自动从共享 Gmail 发送电子邮件

通过共享 Gmail 帐户发送电子邮件的替代方法

该解决方案利用 Google Apps 脚本通过 GmailApp 发送电子邮件，并采用模块化和可重用的设计实现后端自动化。

// Function to set up a form submission trigger
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
    .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
    .onFormSubmit()
    .create();
}

// Function triggered on form submission
function onFormSubmit(e) {
  const responses = e.namedValues;
  const recipient = determineRecipient(responses);
  const emailBody = generateEmailBody(responses);
  const attachments = createPDF(responses);

  try {
    GmailApp.sendEmail(recipient, 'Automated Email', '', {
      htmlBody: emailBody,
      attachments: [attachments],
      from: 'shared_mailbox@domain.com'
    });
    Logger.log('Email sent successfully');
  } catch (error) {
    Logger.log('Error sending email: ' + error.message);
  }
}

// Function to determine the recipient based on form responses
function determineRecipient(responses) {
  const emailOrg = responses['Organization Email'][0];
  return emailOrg || 'default@domain.com';
}

// Function to generate the email body
function generateEmailBody(responses) {
  return `Hello,
<br><br>This is an automated email based on the form submission:<br>`
    + JSON.stringify(responses, null, 2);
}

// Function to create a PDF from form responses
function createPDF(responses) {
  const doc = DocumentApp.create('Form Submission Report');
  const body = doc.getBody();
  for (let key in responses) {
    body.appendParagraph(`${key}: ${responses[key]}`);
  }
  const pdf = doc.getAs('application/pdf');
  doc.saveAndClose();
  return pdf;
}

使用增强的别名支持处理共享邮箱电子邮件

该脚本与 GmailApp 和 OAuth 2.0 集成，以提供更安全的方法，确保正确的别名使用。

// Function to authorize Gmail API for alias sending
function sendEmailWithAlias(recipient, subject, body) {
  const emailAlias = 'shared_mailbox@domain.com';
  const options = {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    headers: {
      Authorization: `Bearer ${ScriptApp.getOAuthToken()}`
    },
    payload: JSON.stringify({
      to: recipient,
      subject: subject,
      message: body,
      from: emailAlias
    })
  };
  UrlFetchApp.fetch('https://gmail.googleapis.com/upload/gmail/v1/users/me/messages/send', options);
}

// Example use of sendEmailWithAlias
function testEmail() {
  sendEmailWithAlias('target@domain.com',
    'Test Email',
    '<p>This email uses an alias via OAuth integration.</p>');
}

有关 Gmail 自动化的常见问题

1. 如何使用 Apps 脚本从共享 Gmail 帐户发送电子邮件？
2. 您可以使用 GmailApp.sendEmail 函数的“from”参数设置为您的共享邮箱别名。
3. 如何在自动电子邮件中包含附件？
4. 使用 DocumentApp.create 创建一个文档并 doc.getAs(MimeType.PDF) 将其转换为 PDF 以作为附件。
5. 我可以使用哪些触发器来自动发送电子邮件？
6. 您可以使用 ScriptApp.newTrigger 设立一个 onFormSubmit 触发 Google 表单响应。
7. 是否可以动态定制电子邮件内容？
8. 是的，通过使用 body.replaceText，模板中的占位符可以用表单数据替换。
9. 如何保护我的自动化脚本？
10. 整合 OAuth 2.0 认证和使用 UrlFetchApp.fetch 用于安全的 API 交互。

关于简化工作流程解决方案的最终想法

使用 Google Apps 脚本的有效自动化使团队能够有效地管理通信。通过解决共享邮箱挑战，工作流程可确保安全且专业的外观。这种方法对于扩展操作来说非常有价值。

动态 PDF 生成和 API 集成等增强功能为强大的解决方案提供了可能性。团队可以节省时间并确保合规性，使 Google 表单和表格等工具成为现代工作流程不可或缺的工具。 🌟