消除 Power Automate for SharePoint 文档通知中的重复电子邮件地址

简化 SharePoint 通知

在 SharePoint Online (SPO) 中管理文档库时，设置文档审阅日期的自动通知对于维护最新内容和确保团队协作至关重要。挑战通常在于 Power Automate 的复杂性，特别是当流程旨在提醒多个利益相关者时。当每个文档（例如我们示例中的“Fire”和“Flood .docx”）触发向“主要作者”和“联系人”等列下列出的多个用户发送电子邮件时，这种情况会变得特别复杂。然而，这些通知的重复可能会破坏通信效率。

目前的主要问题是通知电子邮件中的联系方式冗余，每个收件人都会收到两次信息。此问题可能根源于 Power Automate 中数组的处理，在将数组转换为电子邮件“收件人”和“抄送”字段的字符串的过程中，用户详细信息会无意中重复。这些挑战不仅使工作流程复杂化，而且还会因不必要的重复而使收件人的收件箱变得混乱，这凸显了需要一种简化的解决方案来有效删除这些重复项。

命令	描述
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	为 SharePoint Online 创建新的客户端上下文对象，允许对 $siteURL 指定的网站进行操作。
$list.GetItems($query)	基于 CAML 查询从 SharePoint 列表中检索项目。
Select-Object -Unique	从集合中选择唯一的对象，删除重复项。
document.querySelectorAll('.email-input')	选择具有“email-input”类的所有 DOM 元素。
new Set();	创建一个新的 Set 对象，它是唯一值的集合。
[...uniqueEmails]	从 Set 或其他可迭代对象创建一个数组，包含其所有元素。
document.querySelector('#toField')	选择 ID 为“toField”的第一个 DOM 元素。

使用 Power Automate 简化 SharePoint 中的电子邮件通知

提供的 PowerShell 和 JavaScript 脚本旨在解决从 SharePoint Online (SPO) 文档库发送通知时出现重复电子邮件地址的问题。 PowerShell 脚本首先使用 ClientContext 对象建立与 SharePoint 网站的连接，这对于 SharePoint 网站内的任何操作都至关重要。连接后，它会从特定文档库中检索符合特定条件（例如文档的“审阅日期”）的项目。这对于自动化发送通知过程而无需人工监督至关重要。然后，该脚本从每个文档的“主要作者”和“联系人”两列中收集电子邮件地址。这些地址最初存储在数组中，然后对数组进行合并和过滤以删除重复项。此重复数据删除是使用带有 -Unique 标志的 Select-Object cmdlet 执行的，确保每个电子邮件地址仅列出一次。此步骤至关重要，因为它可以防止同一用户收到同一电子邮件的多个副本，从而解决所提出的核心问题。

JavaScript 脚本通过提供动态更新 Web 表单或界面中的电子邮件字段的前端解决方案来补充后端 PowerShell 逻辑。它使用 document.querySelectorAll 查找指定为电子邮件地址的所有输入字段，收集所有输入的电子邮件。使用 Set 对象可确保所有收集的电子邮件地址都是唯一的，因为 Set 会自动删除任何重复项。然后，这组独特的电子邮件被拆分到电子邮件表单的“收件人”和“抄送”字段中，展示了如何有效使用前端 JavaScript 来增强用户体验并简化 SharePoint 中的电子邮件发送流程。这些脚本共同提供了针对重复电子邮件通知问题的全面解决方案，将后端数据处理与前端用户界面改进相结合，以实现无缝操作流程。

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

提高 SharePoint 工作流程中的电子邮件效率

使用 Power Automate 管理 SharePoint Online 文档库的另一个重要方面是确保电子邮件通知不仅没有重复，而且及时且相关。这不仅仅涉及技术调整；它需要采取一种战略方法来构建和发送通知。例如，使用 Power Automate 中的条件根据审阅日期筛选文档，可确保只有相关文档才会触发通知流程。这种精确度不仅减少了发送的电子邮件量，还增强了每个通知的相关性，使收件人更有可能参与内容。

此外，在电子邮件通知中集成自适应卡等高级 Power Automate 功能可以显着改善向最终用户呈现信息的方式。自适应卡允许在电子邮件中创建丰富的交互式内容（例如按钮和表单），使收件人能够直接从收件箱中执行操作，例如批准文档或提供反馈。这种级别的交互性简化了工作流程并营造了更具吸引力的用户体验。通过利用这些高级功能，组织可以将其 SharePoint 通知系统转变为更加动态和高效的工具，从而进一步优化其文档管理流程。

总结我们对使用 Power Automate 优化 SharePoint 中的电子邮件通知的探索，很明显，处理重复地址是一项多方面的挑战，需要技术敏锐度和战略远见。使用 PowerShell 和 JavaScript 脚本在发送前删除重复的电子邮件地址可确保收件人仅收到相关通知，从而减少收件箱中的混乱情况并增加他们参与内容的可能性。此外，通过自适应卡集成交互元素可以显着提升用户体验，使其更具吸引力和行动导向。这些解决方案不仅解决了重复电子邮件通知的紧迫问题，而且还有助于实现增强 SharePoint Online 中的文档管理工作流的更广泛目标。通过实施这些实践，组织可以确保其沟通渠道高效、内容引人入胜、文档管理流程稳健且精简。