如何解决 Power Automate 的 Excel 电子邮件问题

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如何解决 Power Automate 的 Excel 电子邮件问题
如何解决 Power Automate 的 Excel 电子邮件问题
Mia Chevalier
2024年4月21日星期日 下午10:40:24

探索 Power Automate 的电子邮件功能问题

Power Automate 是一款旨在增强工作流程自动化的工具，在与 OneDrive 集成时遇到了一个特殊问题。具体来说，当尝试将 Excel 文件作为电子邮件附件发送时，该文件仅包含一行数据。尽管 OneDrive 上的 Excel 文件包含多个字段，但仍然出现此问题，这表明在电子邮件发送操作期间处理或附加数据的方式存在差异。

此问题源于一系列操作，其中通过触发流程的 Canvas 应用程序生成报告。该流程根据 Canvas 应用程序中应用的过滤器，使用从 Dataverse 获取的数据填充 Excel 模板。问题的核心似乎涉及获取数据、填充 Excel 文件以及通过电子邮件附加和发送文件背后的机制之间的交互。

命令 描述
Connect-SPOService 连接到 SharePoint Online 服务以管理网站集，从而可以对 OneDrive 中存储的文件进行操作。
Get-SPOFile 从 SharePoint Online 检索特定文件，此处用于确保获取最新版本的 Excel 文件。
Start-Sleep 将 PowerShell 脚本执行延迟指定的时间段，此处用于确保文件操作完成。
Send-MailMessage 使用 SMTP 发送带有附件的电子邮件，这对于脚本中通过电子邮件发送 Excel 文件至关重要。
acquire_token_by_username_password 使用用户名和密码验证并检索 Microsoft Graph API 的访问令牌，这对于需要访问 OneDrive 数据的操作至关重要。
load_workbook 从文件加载 Excel 工作簿，允许使用 Python 中的 openpyxl 库操作其内容。
os.BytesIO 从二进制数据创建字节流，此处用于处理从 OneDrive 获取的 Excel 文件数据以进行修改。

脚本功能说明

提供的 PowerShell 和 Python 脚本用于解决 Power Automate 中通过电子邮件发送的 Excel 文件不完整的问题。这 Connect-SPO服务 和 获取 SPOFile PowerShell 中的命令可确保直接从 OneDrive 访问最新版本的 Excel 文件。这对于避免发送过时或不完整的文件至关重要。这 开始-睡眠 命令用于延迟脚本执行，确保在文件附加到电子邮件之前完成所有文件操作。此步骤有助于缓解在文件完全准备好之前发送文件的问题。

在 Python 脚本中， 按用户名密码获取令牌 MSAL 库中的函数对用户进行身份验证并检索访问令牌，这对于通过 Microsoft Graph API 访问 OneDrive 至关重要。这 加载工作簿 openpyxl 中的函数加载 Excel 文件以进行数据操作。值得注意的是，使用 操作系统字节IO 对于处理从 OneDrive 接收的二进制数据至关重要，使脚本能够有效地读取和写入 Excel 文件。这些操作共同确保包含所有必要数据的更新文件保存回 OneDrive 并正确附加到电子邮件。

在 Power Automate 中处理不完整的 Excel 附件

用于 OneDrive 操作的 PowerShell 脚本

$user = "user@example.com"
$password = ConvertTo-SecureString "YourPassword" -AsPlainText -Force
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -ArgumentList $user, $password
Connect-SPOService -Url https://example-admin.sharepoint.com -Credential $cred
$file = Get-SPOFile -Path "/Documents/example.xlsx" -AsFile
Start-Sleep -Seconds 10 # Ensure file is fully synced
$attachment = @{    Path = $file.FullName;    FileName = "example.xlsx"}
Send-MailMessage -From "sender@example.com" -To "receiver@example.com" -Subject "Generated Excel File" -Body "Here is the generated Excel file." -Attachments $attachment.Path -SmtpServer "smtp.example.com" -Credential $cred
Disconnect-SPOService

使用 Python 解决数据获取和文件填充问题

OneDrive 中数据处理的 Python 自动化

import os
import openpyxl
from openpyxl import load_workbook
from msal import PublicClientApplication
import requests
app = PublicClientApplication(client_id='your_client_id', authority='https://login.microsoftonline.com/your_tenant')
token_response = app.acquire_token_by_username_password(username='your_username', password='your_password', scopes=['Files.ReadWrite.All'])
access_token = token_response['access_token']
headers = {'Authorization': 'Bearer ' + access_token}
response = requests.get("https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/root:/Documents/example.xlsx:", headers=headers)
wb = load_workbook(filename=os.BytesIO(response.content))
ws = wb.active
ws.append(['New', 'Data', 'Row'])
wb.save("updated_example.xlsx")
response = requests.put("https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/root:/Documents/updated_example.xlsx:/content", headers=headers, data=open('updated_example.xlsx', 'rb'))

Power Automate 中 Excel 文件自动化的高级见解

使用 Power Automate 实现流程自动化时，尤其是涉及 Excel 文件时，了解文件处理的基本机制至关重要。这不仅需要创建或更新 Excel 文件，还需要确保它们在发生任何操作（例如发送电子邮件）之前与 OneDrive 完全同步。当文件在发送电子邮件之前未完成与 OneDrive 的同步时，通常会出现此问题。这可能会导致仅将部分数据集发送给收件人的情况，这就是我们在相关不完整 Excel 文件中观察到的情况。

另一个关键方面是在 Power Automate 上下文中处理 Excel 文件。用户必须确保该文件的所有数据均已处理并且文件写入操作已完成。此外，在将其作为附件发送之前确认最终文件大小和数据完整性可以显着减少错误。这些步骤对于维护自动化工作流程中数据的保真度并确保收件人收到完整准确的文件至关重要。

有关 Power Automate Excel 自动化的常见问题

  1. 问题： 为什么 Power Automate 发送不完整的 Excel 文件？
  2. 回答： 发生这种情况的原因通常是在发送电子邮件之前文件未在 OneDrive 中完全更新或同步。
  3. 问题： 如何确保 Power Automate 发送的 Excel 文件中的数据完整？
  4. 回答： 在将文件作为电子邮件附件发送之前，请确保所有数据处理和文件更新操作均已完成。
  5. 问题： 我可以根据 Excel 文件更新触发 Power Automate 中的流程吗？
  6. 回答： 是的，您可以设置在 OneDrive 或 SharePoint 中修改文件时激活的触发器。
  7. 问题： 如果我的 Excel 文件仍然发送不完整的数据，我该怎么办？
  8. 回答： 验证 OneDrive 中的文件同步状态，并考虑在发送文件之前添加延迟或检查机制。
  9. 问题： Power Automate 可以处理的 Excel 文件的大小是否有限制？
  10. 回答： 虽然 Power Automate 可以处理大型文件，但性能可能会受到非常大的数据集或文件的影响。

总结 Excel 文件自动化挑战

了解和解决 Power Automate 中自动 Excel 文件传输的问题涉及确保文件更新和电子邮件发送之间的完全同步。必须检查所有要传输的数据在发送时是否准确反映在文件中。在发送电子邮件之前实施延迟脚本或验证检查等措施有助于防止发送不完整数据的问题。这些步骤对于在业务流程中有效利用 Power Automate 至关重要，确保自动化增强而不是使工作流程复杂化。