优化 SharePoint 以通过电子邮件发送帮助台通知单通知

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优化 SharePoint 以通过电子邮件发送帮助台通知单通知
优化 SharePoint 以通过电子邮件发送帮助台通知单通知
Gerald Girard
2024年3月23日星期六 下午1:18:45

使用 SharePoint 和 Power Automate 增强帮助台通信

构建强大的 IT 服务台票务系统需要高效的沟通渠道，尤其是在即时响应和问题跟踪至关重要的环境中。 SharePoint Online 与 Power Automate 相结合，为此类系统提供了有希望的基础。此设置的一个关键组件涉及“票证”列表，它充当所有用户提交的票证的中央存储库。目标是利用列表项的内置“评论”功能作为用户和帮助台团队之间交换更新和信息的主要媒介，从而摆脱传统的电子邮件通信方法。

挑战来自于 SharePoint Online 的限制：当在没有提及的情况下在票证上发布新评论时，没有直接功能可以通过电子邮件通知帮助台团队。为了解决这一问题，我们使用 Power Automate 来创建循环流，从而实现了一种解决方法。此流程每 15 分钟触发一次，以检查所有票证中的新评论。如果发现未提及的评论，则会向 IT 帮助台发送一封电子邮件，其中包含所有必要的票证详细信息。然而，该解决方案虽然有效，但会导致大量电子邮件，促使人们寻找更简化的通知方法。

命令 描述
Trigger: Schedule - Every 15 minutes 启动 Power Automate 流程每 15 分钟运行一次。
Action: SharePoint - Get items 从 SharePoint 中的“票证”列表中获取项目。
FOR EACH ticket IN TicketsList 迭代从 SharePoint 列表中获取的每个票证项目。
IF lastComment hasNoMention 检查工单的最后评论是否不包含用户提及。
COLLECT {...} 从满足电子邮件聚合指定条件的工单中收集并准备数据。
const ticketsData = [...] 定义一个数组来保存票证数据以便在 JavaScript 中进行处理。
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>' 使用标头初始化电子邮件内容。
ticketsData.forEach(ticket => {...}) 循环访问每张票证的数据以动态生成电子邮件内容。

了解工作流程和电子邮件内容准备脚本

上面概述的第一个脚本用作在 Power Automate 中设置自动化流程的蓝图，旨在解决 SharePoint Online 的本机功能中的重大限制。除非特别提及，否则 SharePoint 本身并不支持发送列表项评论通知。这种情况在 IT 服务台票务系统等用例中会出现问题，其中及时响应评论对于有效解决问题至关重要。伪代码脚本说明了一个循环流程，旨在每 15 分钟运行一次，它会迭代“票证”列表中的每个票证，检查未提及的评论，并聚合此信息。目的是收集必要的详细信息，例如票证 ID、姓名、用户信息以及每张符合条件的票证的最后评论。此方法可确保捕获每条相关评论并为流程中的下一步做好准备，其中包括将此信息编译成单个综合电子邮件。

第二个脚本用 JavaScript 编写，获取 Power Automate 脚本聚合的信息，并将其格式化为适合电子邮件内容的 HTML 结构。该脚本对于将原始数据转换为可读且有组织的格式至关重要，该格式提供有关票证更新的清晰简洁的信息。通过从提供的数据数组动态生成评论列表，该脚本可确保创建一个电子邮件正文，其中包含工单 ID 等详细信息和未提及的最新评论。这种方法可以实现更简化的沟通渠道，IT 服务台工作人员每 15 分钟就会收到一封综合电子邮件，其中总结了所有最近的相关票证评论。与为每个评论发送单独的通知相比，这显着减少了电子邮件的数量，从而提高了票务系统的运行效率。

自动发送 SharePoint 评论电子邮件通知

Power Automate 脚本的伪代码

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

使用动态数据生成电子邮件内容

用于准备电子邮件内容的 JavaScript

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

增强 SharePoint 票务系统中的通信

SharePoint Online 和 Power Automate 为构建 IT 帮助台票证系统提供了坚实的基础，但在通知用户未提及的新评论方面存在不足。这一差距需要定制解决方案，以确保每当提出评论时都会向服务台人员发出警报，从而促进快速响应并增强整体支持流程。这种系统的本质在于它能够自动聚合“门票”列表中的评论，并将这些评论编译成定期发送的单个综合电子邮件。这种方法不仅简化了用户和帮助台之间的通信，而且还显着减少了发送的电子邮件量，因为它用定期摘要取代了单独的通知。

实施此解决方案涉及在 Power Automate 中创建一个循环流，每 15 分钟检查一次新评论。该流程检索所有票证，检查他们的评论，并过滤掉那些没有提及的票证。然后，它将这些评论的相关详细信息编译成一封电子邮件，发送到帮助台。此方法解决了电子邮件过多的核心问题，同时确保帮助台随时了解用户反馈和查询。此外，在电子邮件中使用动态自适应卡可以使信息呈现更有组织性和交互性，从而使帮助台工作人员更容易有效地确定优先级并解决问题单。

有关 SharePoint 票证通信的常见问题

  1. 问题： SharePoint Online 是否可以针对每条新评论发送通知？
  2. 回答： SharePoint Online 本身不支持发送未提及的评论通知。像 Power Automate 流程这样的自定义解决方案是必要的。
  3. 问题： 如何减少来自 SharePoint 的通知电子邮件数量？
  4. 回答： 使用 Power Automate 汇总评论并定期发送摘要电子邮件，以减少电子邮件混乱。
  5. 问题： Power Automate 在 SharePoint 票证系统中的作用是什么？
  6. 回答： Power Automate 可以自动执行聚合评论和发送通知等任务，而 SharePoint 本身并不支持这些任务。
  7. 问题： 自适应卡可以用在 Power Automate 发送的电子邮件中吗？
  8. 回答： 是的，自适应卡片可以包含在电子邮件中，以动态和交互方式呈现信息，从而增强可读性和用户参与度。
  9. 问题： Power Automate 流程应多久检查一次新注释？
  10. 回答： 频率可以根据需要而变化，但每 15 分钟是一个常见的间隔，以确保及时通知，而不会让帮助台不堪重负。

简化 SharePoint 通信

将 SharePoint Online 与 Power Automate 集成以实现 IT 帮助台票务的过程强调了管理用户生成的评论和查询方面的关键进步。这种集成预示着未来自动化将弥补本机软件功能的差距，从而实现运营效率的重大飞跃。通过将评论通知合并到单一、全面的电子邮件中，我们可以降低帮助台工作人员不堪重负的风险，并确保及时解决用户的疑问。这种方法不仅体现了利用现有工具解决复杂问题的创新，而且还强调了技术使用中持续适应的重要性。随着组织努力提高效率，此类定制解决方案体现了灵活性和创造力如何克服限制，为增强数字工作空间内的沟通和生产力铺平了道路。