使用 Power Automate 在 SharePoint 中设置自动电子邮件提醒

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使用 Power Automate 在 SharePoint 中设置自动电子邮件提醒
使用 Power Automate 在 SharePoint 中设置自动电子邮件提醒
Gerald Girard
2024年4月13日星期六 下午9:51:58

在 SharePoint 中自动发送到期日期电子邮件通知

使用 SharePoint 和 Power Automate 等自动化工具可以简化任何组织内有效管理截止日期的过程。当使用包含特定日期数据的 SharePoint 库时，确保及时通信变得至关重要。此场景通常涉及设置流程以在截止日期之前发送通知，以便让所有利益相关者了解情况。例如，在即将到来的截止日期前 60 和 30 天自动发送提醒电子邮件可以显着增强项目管理并确保不会错过最后期限。

然而，实施这些提醒有时可能会成为一项技术挑战，特别是当流程中的条件未按预期触发时。许多用户面临变量和日期格式的困难，这些变量和日期格式似乎不配合，导致令人沮丧的错误。目标是让 Power Automate 可靠地获取 SharePoint 库中的日期并将其与当前日期进行比较，从而促进及时的自动响应，这对于保持工作流程连续性和项目成功至关重要。

命令 描述
Trigger: When an item is created or modified 每当创建或修改 SharePoint 列表中的项目时启动流程。
Initialize variable 在流中创建新变量来存储数据，例如格式化的日期值。
formatDateTime 将日期值格式化为指定的字符串格式。
utcNow 返回 UTC 格式的当前日期和时间。
addDays 从日期中添加或减去天数并返回结果日期。
Send an email (V2) 向指定收件人发送具有可自定义主题和正文的电子邮件。
Connect-PnPOnline 使用提供的凭据连接到 SharePoint 网站。
Get-PnPListItem 从 SharePoint 列表中检索项目。
$item["DueDate"] 访问列表项的 DueDate 属性。
Get-Date 获取当前系统日期和时间。

了解 SharePoint 中的自动提醒设置

上面提供的脚本旨在促进使用 Power Automate 和 PowerShell 从 SharePoint 列表自动发送提醒电子邮件。这些脚本对于项目管理场景至关重要，及时提醒可以帮助有效管理截止日期。第一个脚本使用 Power Automate 在修改或创建 SharePoint 库中的项目时触发流程。它初始化变量来存储正确格式的截止日期和今天的日期。该逻辑检查到期日与今天的日期相比是否是未来的日期。如果为 true，则会计算到期日之前 60 天和 30 天的日期。根据今天的日期是否与这些计算出的日期匹配，发送一封电子邮件。这种设置可确保利益相关者在关键时刻收到提醒，从而加强对项目期限的管理。

第二个脚本使用 PowerShell 与 SharePoint 集成，并根据条件执行类似的日期比较和电子邮件触发。它连接到 SharePoint 网站，从指定列表中检索项目，并循环访问每个项目以检查当前日期是否与每个项目中存储的到期日之前 60 或 30 天匹配。命令如 连接即插即用 和 获取 PnPListItem 对于访问 SharePoint 数据至关重要，而 获取日期 和项目属性访问器，例如 $item["截止日期"] 用于操作和比较日期。这些脚本举例说明了如何在 SharePoint 中自动执行复杂的工作流程，以提高运营效率并确保不会因错过提醒而导致任何任务落空。

通过 Power Automate 在 SharePoint 中实现自动到期日提醒

电源自动化流程脚本

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

SharePoint 中日期比较的后端逻辑

用于 SharePoint 和 Power Automate 集成的 PowerShell 脚本

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

使用 SharePoint 和 Power Automate 增强工作流自动化

将 SharePoint 和 Power Automate 结合使用的一个关键方面是它们能够简化工作流程并提高文档管理系统的效率。 SharePoint 库因其对文档和元数据的强大处理而被广泛使用，包括对项目管理至关重要的截止日期。通过集成 Power Automate，用户可以根据这些元数据字段自动执行操作，例如发送及时提醒。此功能不仅可以确保更好地遵守最后期限，还可以减少监控日期和发送通知所需的手动工作，从而显着减少错误并提高运营效率。

此外，SharePoint 与 Power Automate 的集成允许在处理复杂的工作流程时实现更大的自定义和灵活性。用户可以设计在特定条件下触发的流程、发送自定义电子邮件，甚至管理异常情况，例如项目延迟或截止日期更改。这种适应性对于时间紧迫或需要频繁更新项目时间表的企业至关重要。通过利用这些工具，组织可以确保每个团队成员随时了解即将到来的截止日期和项目里程碑，而无需人工监督，从而使项目执行更加顺畅并增强团队协调。

有关 SharePoint 日期提醒的常见问题

  1. 问题： 如何在 SharePoint 中设置提醒？
  2. 回答： 使用 Power Automate 创建一个流程，根据 SharePoint 库中的日期列触发电子邮件通知。
  3. 问题： Power Automate 可以在特定日期之前发送提醒吗？
  4. 回答： 是的，您可以将流程配置为在 SharePoint 列中存储的日期之前的特定天数发送电子邮件。
  5. 问题： 如果提醒流程未触发怎么办？
  6. 回答： 检查日期比较的格式是否正确，并且流程的条件是否设置为准确评估日期差异。
  7. 问题： 我可以自定义 Power Automate 发送的电子邮件吗？
  8. 回答： 当然，Power Automate 允许您在流程设计中自定义电子邮件正文、主题和收件人。
  9. 问题： SharePoint 中日期格式的最佳实践是什么？
  10. 回答： 建议使用ISO 8601格式（YYYY-MM-DD）以避免计算和比较时出现区域格式问题。

要点和后续步骤

使用 Power Automate 在 SharePoint 中设置自动提醒是一种实用的解决方案，可以通过确保所有利益相关者了解即将到来的截止日期来显着增强项目管理。该过程涉及配置流程以在预定时间（例如到期日之前的 60 和 30 天）发送电子邮件。该系统有助于防止错过最后期限并促进团队内更好的时间管理。然而，日期格式不正确或条件不满足等挑战可能会阻碍流程的有效性。对于用户来说，确保日期格式一致并彻底测试流程以验证其是否按预期触发至关重要。对于那些在这些设置上遇到困难的人，查阅文档或从论坛寻求帮助可以提供额外的指导。实施这些自动提醒系统最终有助于简化运营并改善项目成果。